Zásady ochrany oznamovatelů (whistleblowing)

Povinný subjekt prostřednictvím příslušné osoby přijímá a zpracovává oznámení učiněná zaměstnancem povinného subjektu nebo osobou, která v povinném subjektu vykonává dobrovolnickou činnost, odbornou praxi nebo stáž (dále jen „oznamovatel“).

Povinný subjekt nevylučuje přijímání oznámení i od jiných osob, jež jsou pro povinný subjekt činné jinak než v základním pracovněprávním vztahu.

Za oznámení se považuje sdělení obsahující informace o možném protiprávním jednání, které nastalo nebo má nastat u povinného subjektu, případně u osoby, s níž byl nebo je oznamovatel v kontaktu v souvislosti s výkonem zaměstnání, dobrovolnické činnosti, odborné praxe nebo stáže u povinného subjektu, a které má znaky trestného činu, přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000,- Kč, porušuje zákon nebo jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:

• 01finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
• 02daně z příjmů právnických osob,
• 03předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
• 04ochrany spotřebitele,
• 05souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
• 06bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
• 07ochrany životního prostředí,
• 08bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
• 09radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
• 10hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
• 11ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
• 12ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
• 13ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
• 14fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

S výjimkou případů, kdy je oznamovatel příslušné osobě znám, musí oznámení obsahovat jméno, příjmení a datum narození, případně jiné údaje umožňující zjištění totožnosti oznamovatele.

Oznámením nesmí být porušena:

• 01povinnost mlčenlivosti při výkonu činnosti advokáta, advokátního koncipienta, a zaměstnance společnosti, prostřednictvím které advokát vykonává advokacii jako společník podle zákona upravujícího výkon advokacie, nebo další osoby, která se v rámci takové společnosti podílí na poskytování právních služeb,
• 02povinnost mlčenlivosti při poskytování právní pomoci v řízení před soudem nebo jiným orgánem veřejné moci.

Povinný subjekt jmenoval příslušnou osobu a zastupující příslušnou osobu. Nestanoví-li tyto zásady jinak, použijí se veškerá ustanovení o příslušné osobě obdobně i na zastupující příslušnou osobu.

Příslušná osoba přijímá a zpracovává oznámení. Zastupující příslušná osoba přijímá a zpracovává oznámení v případě, kdy příslušná osoba tak nemůže učinit.

Pokud nastane pochybnost o nestrannosti příslušné osoby, postoupí tato oznámení zastupující příslušné osobě k vyřízení a pokud toto oznámení nelze postoupit ani zastupující příslušné osobě, informuje příslušná osoba oznamovatele o této skutečnosti a poučí jej o možnosti podat oznámení prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému.

K podání oznámení je možné použít formulář, jež tvoří přílohu č. 1.

Příslušná osoba přijímá oznámení skrze kontaktní kanály. Oznámení lze učinit také osobně a/nebo anonymně do schránky k tomu určené v sídle povinného subjektu. Oznámení je možné podat rovněž ministerstvu prostřednictvím formuláře dostupného na oznamovatel.justice.cz.

Příslušná osoba bezodkladně písemně vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení, nejdéle však do 7 dnů ode dne přijetí oznámení. Příslušná osoba takto nebude postupovat, pokud by byla vyzrazena totožnost oznamovatele anebo jestliže o to oznamovatel požádal.

Po vyhodnocení příslušná osoba informuje oznamovatele o výsledku takového posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Ve skutkově nebo právně složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, a to nejvýše dvakrát.

V případě absence některých potřebných informací nebo údajů vyzve příslušná osoba oznamovatele k jejich doplnění.

Dospěje-li příslušná osoba při posuzování opodstatněnosti oznámení k závěru, že se nejedná o oznámení ve smyslu zákona, informuje o tom oznamovatele bez zbytečného odkladu a poučí oznamovatele o právu obrátit se na příslušný orgán veřejné moci. V opačném případě příslušná osoba bez zbytečného odkladu navrhne povinnému subjektu vhodná opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu, při zachování důvěrnosti totožnosti oznamovatele.

Povinný subjekt přijme opatření navržené příslušnou osobou, nebo jiné přiměřené opatření. Příslušná osoba o tomto bezodkladně vyrozumí oznamovatele.

Příslušná osoba vede elektronickou evidenci údajů o přijatých oznámeních, která zahrnuje:

• 01datum přijetí oznámení,
• 02jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresu oznamovatele nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy,
• 03shrnutí obsahu oznámení a identifikace dotčené osoby, je-li jí její totožnost známa,
• 04datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jeho výsledek,
• 05navržená a přijatá preventivní nebo nápravná opatření.

Příslušná osoba uchovává oznámení a související dokumenty po dobu 5 let od data přijetí oznámení.

Přístup k evidenci, k oznámením a dokumentům má výhradně příslušná osoba.

Povinnost posouzení vlivu na ochranu osobních údajů se na zpracování osobních údajů v souvislosti s oznámením neuplatní.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s oznámením se provádí na základě Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a to s přihlédnutím k nezbytnosti zachování důvěrnosti identifikace oznamovatele.

Za odvetné opatření se považuje jednání nebo opomenutí, jež může způsobit újmu oznamovateli.

Odvetným opatřením se rozumí zejména:

• 01rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru, či pracovního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
• 02snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
• 03přeložení nebo převedení na jinou práci,
• 04služební hodnocení nebo pracovní posudek,
• 05neumožnění odborného rozvoje,
• 06změna pracovní doby,
• 07vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky,
• 08výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
• 09zásah do práva na ochranu osobnosti.

Odvetným opatřením nesmí být postižen oznamovatel ani:

• 01osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
• 02osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
• 03osoba, která je kolegou oznamovatele,
• 04ani další osoby stanovené zákonem.

Příslušná osoba je při posuzování opodstatněnosti oznámení oprávněna vyžadovat informace, pořizovat kopie, opisy výpisy a jiné audiovizuální záznamy.

Příslušná osoba je oprávněna vyžadovat od osob vykonávajících práci nebo jinou obdobnou činnost pro povinný subjekt, aby v přiměřené lhůtě zpracovaly písemné vyjádření ke skutkovým otázkám souvisejícím s oznámením.

Příslušná osoba vykonává svou funkci osobně, nestranně a se zachováním důvěrnosti.

Příslušná osoba může sdělit totožnost osoby, proti níž oznámení směřuje, nezbytnému okruhu osob pro prošetření informací obsažených v oznámení nebo k navržení či uložení preventivního nebo nápravného opatření.

Příslušná osoba předloží povinnému subjektu každoročně písemnou zprávu o své činnosti za uplynulý kalendářní rok, tato bude obsahovat:

• 01celkový počet přípustných oznámení,
• 02počet oznámení, která byla předána příslušnému orgánu veřejné moci,
• 03počet probíhajících prošetření,
• 04počet ukončených prošetření,
• 05počet oznámení, u kterých informace v nich uvedené nebylo možné prošetřit, včetně odůvodnění,
• 06počet oznámení odpovídajících příslušným parametrům zákona,
• 07zjištěné nedostatky, navržená preventivní nebo nápravná opatření a přijatá preventivní nebo nápravná opatření.

Povinný subjekt zveřejní zprávu způsobem umožňujícím dálkový přístup do 15 dnů od jejího předložení příslušnou osobou.